Zure enpresa ekitaldia edo konbentzioa Donostian antolatzeko aholkuak: aukeratu gune egokia

Enpresa ekitaldi bat antolatzea ez da logistika kontua soilik: komunikatzeko, inspiratzeko eta arrastoa uzteko modua da.

Ondo planifikatutako ekitaldi batek zure enpresa nor den transmititzen du, loturak sendotzen ditu, zure taldea inspiratzen du… Eta dena funtsezko erabaki batekin hasten da: ospatzeko aukeratuko duzun espazioa.

Zure ekitaldia antolatzen duzun lekua asmoen lehen adierazpena. Zure enpresari buruz hitz egiten du edozein aurkezpen baino lehen. Eskaini nahi duzun esperientziaren tonua ezartzen du. 

Ekitaldi korporatiboen erronka handienetako bat hainbat hornitzaile koordinatzea da: aretoa, ostatua, catering-a, laguntza teknikoa… Olarainen dena espazio berean daukazu. Eta Donostia bezalako hiri batean, topaketa gogoangarriak egiteko eszenatoki ezin hobea.

Gaur, enpresa-ekitaldi arrakastatsu bat antolatzeko gako batzuk emango dizkizugu.

1. Hasi helburuarekin… eta pertsonengandik

Zer lortu nahi duzu zure ekitaldiarekin? Prestakuntza ematea, motibatzea, konektatzea? Norentzat da? Zeren zain daude, zerk mugitzen ditu, nola sentitu nahi dute?

Olarainen uste dugu ekitaldi on bat entzute on batetik abiatzen dela. Parte-hartzaileen profila ulertzea eta haien beharren inguruko esperientzia diseinatzea funtsezkoa da zure topaketa oharkabean igaro ez dadin.

Gure espazioak moldakorrak, abegikorrak eta humanoak izateko pentsatuta daude. Izan ere, ingurua zaintzen dugunean, pertsonen arteko lotura hobeto jariatzen da.

2. Kokapen estrategikoa: zergatik aukeratu Donostia

Donostia/San Sebastián, postal polit bat baino askoz gehiago da: hiri erosoa da, ondo konektatua, lasaia eta aldi berean bizi‑ bizia. Eta hori hemengo ekitaldi batera joaten direnen esperientzian nabaritzen da.

Olarain erdigunetik eta Alde Zaharretik minutu gutxira dago, itsasotik gertu eta naturaz inguratuta. Ingurune horrek inspirazioa ematen du, kontzentrazioa errazten du eta deskonektatzeko aukera ematen du hiritik irten gabe.

Gainera, erraz iristen da garraio publikora, eta oinezkoentzako inguruneak eta bidegorriek modu jasangarrian mugitzeko gonbita egiten dute. 

3. Ekitaldietarako espazioak: dena leku berean 

Enpresako ekitaldien erronka handienetako bat hainbat hornitzaile koordinatzea da: aretoak, ostatua, catering-a, euskarri teknikoa… Olarainen dena espazio berean daukazu.

Areto nagusia 

Gure “Alberto Iglesias” auditoriuma, 200 m²-koa, 180 pertsona arteko edukierarekin eta formatu handiko LED pantailarekin. Zure beharren arabera konfiguratu daitekeen agertokia: atrila, sofak, lehendakaritza-mahaia edo formatu irekia.

Bilera-aretoak eta ikasgelak

30 eta 88 m² bitartean, 8 eta 64 pertsona bitarteko taldeentzat. Gure bilera-aretoak konbina daitezke, eta argi naturala, WiFia, klimatizazioa eta proiektorea dituzte. Ekipamendu osagarria eskaintzen dugu, eskaeraren arabera.

Ostatua eraikin berean

Kanpoko logelak eta bainugela propioa dutenak. Ezin hobea da egun bat baino gehiagoko ekitaldietarako edo bertaratutako parte-hartzaileentzat. Harrera 24 orduz.

Coffee & Lunch: Catering malgua

Self-service jangela, catering-a eta coffee break zerbitzua eremu komunetan, aretoetan edo lorategian. Behar dietetiko berezietara egokitua.

Eremu osagarriak

Adiskidetasunaren lorategia, kafetegia, vending makinak, gimnasioa, sauna eta kirolguneak. Gainera, aparkaleku publikoa eta hiri lotura ona ditugu. 

Horrek guztiak, ingurune lasai baina ondo konektatu batean, enpresa ekitaldi eroso, profesional eta ondo antolatuak egiteko gune ezin hobea bihurtzen du Olarain.

4. Pertsonalizatu zure ekitaldia arretaz eta gertutasunez

Enpresa bakoitza desberdina da. Eta ekitaldi bakoitza ere bai. Horregatik, Olarainen arreta pertsonalizatua eskaintzen dugu, zureari forma ematen laguntzeko: aretoa nola antolatu, etenaldiak nola planifikatu, baliabide teknikoak nola koordinatu edo egun berean ustekabeak nola konpondu. 

Urrats bakoitzean inplikatzen gara, uste dugulako akonpainamenduak ere aldea markatzen duela. 

Zure ekitaldia antolatzean, zure “bidelagun” ere izan nahi dugu, prozesu osoan zure bidelagun bihurtzen den taldea, erreserbatik hasi eta azken xehetasunetaraino.

5. Esperientzia osoa eta koherentea eskaini

Ekitaldi baten balioa ez dago edukian bakarrik, baizik eta bizitzeko moduan ere. Ingurua, arreta, xehetasunak, erritmoa… Dena batu edo kendu egiten du. 

Etenaldietatik hasi eta sozializazio-espazioetaraino, ostatutik eta lekualdatzeetatik igaroz, denak du eragina bertaratutako pertsonak sentitzeko moduan.

Esperientzia hasieratik bukaerara zaintzen dugu Olarainen: iritsieratik azken kaferaino, dena ondo joan dadin diseinatutako espazioekin.

6. Jasangarritasuna: balio gehigarria (eta beharrezkoa)

Ekitaldi jasangarriago bat antolatzea posible izateaz gain, gero eta beharrezkoagoa da.

Olarainen ingurumen plan propio batekin lan egiten dugu, eta antolaketa arduratsuagoa sustatzen dugu: efizientzia energetikoa, hondakinak murrizteko aukerak, oinezkoentzako espazioak eta tokiko hornitzaileak.

Ingurunea zaintzea ere ondo egindako ekitaldi baten parte delako. 

7. Checklist zure enpresa ekitaldia antolatzeko

Plangintza ona izatea funtsezkoa da. Hemen duzu gida praktiko bat, dena kontuan izateko:

• Helburuak eta ekitaldi mota definitu. Zer lortu nahi duzu? Nor da zure publiko?
  
• Parte‑hartzaileak ongi ezagutu
  
• Aurrekontu errealista eta zehatza ezarri
  
• Profesionala eta ondo ekipatutako espazioa hautatu: erosoa, ondo kokatua eta euskarri integralarekin
  
• Funtsezko uneak planifikatu: atsedenaldiak, otorduak, atsedenaldiak eta networking denborak 
• Behar teknikoak eta ikus-entzunezkoak kudeatu: proiektorea, wifia, soinua… 
• Behar izanez gero, ostatua ziurtatu: ezin hobea esparru berean bada 
• Esperientzia koherentea eta zaindua diseinatu: parte-hartzaileak iristen direnetik ekitaldia ixten den arte
• Ekitaldia modu eraginkorrean komunikatu:
  
  • Webgune edo landing sortu informazio praktikoa jasotzeko
    
  • Gonbidapenak eta baieztapena diseinatu
    
  • Sare sozialak eta hashtag-ak erabili parte-hartzea sustatzeko: aurretik, ekitaldian zehar eta ostean
    
  • Material bisualak eta promoziorakoak prestatu
• Jasangarritasun-irizpideak sartu:
  
  • Papera gutxiago erabili (QRak, kartel berrerabilgarriak)
  • Catering lokala edo arduratsua aukeratu
  • Mugikortasun jasangarria eta kontsumo kontzientea sustatu

Zure hurrengo ekitaldia Donostian antolatzen duzu?

Espazio moldakor bat bilatzen baduzu, ondo kokatua, zerbitzu guztiak barne, eta gertuko arreta, Olarainen erraz jarriko dizugu.

Enpresa-ekitaldi biribil bat diseinatzen lagunduko dizugu: profesionala, arina eta gizatiarra.

Ezagutu gure espazioak: olarain.com/alquiler-de-espacios
Idatz iezaguzu: olarain@olarain.com